Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Converstay ist ein Dienst, der von Rodrigo Valle Pinto betrieben wird, einem in Mexiko registrierten Einzelunternehmer mit Anschrift Donceles 95, 06020 Cuauhtémoc, Mexiko-Stadt, Mexiko („Converstay“, „wir“, „uns“).

Für Fragen oder Anliegen zum Datenschutz schreiben Sie an contact@converstay.com.

2. Unsere zwei Rollen

Wir sind verantwortlich (der „Verantwortliche“) für die Daten der Hotelmitarbeiter, die Converstay nutzen, der Personen, die uns kontaktieren oder eine Testphase anfragen, sowie der Besucher von converstay.com.

Für die Daten der Gäste eines Hotels ist das Hotel verantwortlich, und wir handeln in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (als sein „Auftragsverarbeiter“, nach mexikanischem Recht encargado). Wenn Sie Gast sind, gilt für Sie die Datenschutzerklärung des Hotels, und das Hotel ist die erste Anlaufstelle, um Ihre Rechte auszuüben; wir helfen dem Hotel bei der Antwort, und Sie können auch uns schreiben, dann leiten wir Ihr Anliegen weiter.

3. Daten über Hotelteams und unsere Kunden

Wenn ein Hotel Converstay nutzt, verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle im Team des Hotels, ein gehashtes Passwort, Passkeys und Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, falls Sie diese aktivieren, sowie Ihre Sprache.
• Anmeldesitzungen: die IP-Adresse und den Browser (User-Agent) jeder Sitzung, um Konten sicher zu halten.
• Abrechnungsdaten: Rechnungsname, E-Mail, Anschrift und, falls Sie sie angeben, Ihre Steuernummer (RFC). Zahlungen wickelt Stripe ab; Kartennummern gehen direkt an Stripe, und wir sehen oder speichern sie nie.
• Aktivitäten im Dashboard, etwa Änderungen an Einstellungen, die wir protokollieren, damit ein Hotel sehen kann, wer was geändert hat.
• Die Cloudbeds-Verbindung Ihres Hotels. Ihr API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).

4. Daten über Besucher und Personen, die uns kontaktieren

Unsere öffentlichen Seiten (die Startseite, unsere Ratgeber, die Anmeldung und diese rechtlichen Seiten) verwenden Google Analytics, um Besuche zu zählen und zu sehen, woher Besucher kommen und welche Seiten zu Registrierungen führen; es setzt Cookies (_ga und _ga_*, bis zu zwei Jahre) und erhält Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser. Google Analytics läuft nicht im angemeldeten Dashboard, und wir verwenden keine Werbe-Tracker. Wenn Sie die Seite besuchen, setzen wir außerdem ein Cookie, das sich Ihre Sprache merkt (converstay-locale, ein Jahr), und speichern Ihr helles oder dunkles Design in Ihrem Browser. Unsere Seiten laden Schriftarten von Google Fonts, das dabei Ihre IP-Adresse erhält.

Wenn Sie eine Testphase oder einen Termin anfragen, bewahren wir die E-Mail-Adresse, Website und Terminpräferenz auf, die Sie uns angeben, und senden sie per E-Mail an unser Team, damit wir antworten können.

5. Daten über Hotelgäste

Ein Hotel fügt unser Skript in seine Cloudbeds-Buchungsmaschine ein. Während ein Gast diese Buchungsmaschine nutzt, sendet uns das Skript:

• Die E-Mail-Adresse und den Vornamen, die der Gast in das Buchungsformular eingibt, schon während der Eingabe, auch wenn er die Buchung nicht abschließt, sowie jede E-Mail, die er in das Feld „Send My Stay“ des Hotels eingibt.
• Den angesehenen Aufenthalt: Daten, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Zimmer, Rate, Preis, Währung, Aktionscode und die Sprache der Buchungsmaschine.
• Wie der Gast gekommen ist: die Seitenadresse, die verweisende Seite und Kampagnen-Tags (utm).
• Kennungen, die unser Skript im lokalen Speicher und im Sitzungsspeicher des Browsers ablegt, um denselben Besuch wiederzuerkennen (zum Beispiel ba_booking_session_id). Auf der Buchungsmaschine setzen wir keine Cookies.

Die IP-Adresse des Gastes wird kurzzeitig zur Missbrauchsbegrenzung verwendet und nicht zusammen mit diesen Daten gespeichert.

Von Cloudbeds erhalten wir mit Genehmigung des Hotels dessen Reservierungen (Name und E-Mail des Gastes, Daten, Betrag, Status und Quelle), damit wir erkennen, welche Gäste zurückgekommen sind und gebucht haben.

Wenn wir einem Gast im Namen des Hotels eine E-Mail senden, erfassen wir, ob die E-Mail zugestellt, geöffnet und angeklickt wurde. Öffnungen misst unser E-Mail-Anbieter; bei Klicks speichern wir den Browser (User-Agent) und einen Einweg-Hash der IP-Adresse, nicht die Adresse selbst. Vor der ersten E-Mail an eine Adresse prüfen wir mit einem Dienst zur Adressverifizierung, ob sie E-Mails empfangen kann.

Wenn sich ein Gast abmeldet oder eine E-Mail unzustellbar ist oder als Spam markiert wird, behalten wir die Adresse auf der Sperrliste dieses Hotels, damit wir ihr nicht erneut schreiben.

6. Wofür wir die Daten verwenden

• Um Converstay bereitzustellen: Gäste finden, die die Buchungsmaschine verlassen haben, die Nachfass-E-Mails des Hotels senden und dem Hotel zeigen, welche Buchungen zurückgekommen sind.
• Um Konten, Sicherheit und Support zu betreiben und Service-E-Mails zu senden, etwa Einladungen, Erinnerungen zur Testphase, wöchentliche Zusammenfassungen und Hinweise.
• Um Abonnements abzurechnen und unsere steuerlichen und buchhalterischen Pflichten zu erfüllen.
• Um Personen zu antworten, die uns kontaktieren.
• Um den Dienst funktionsfähig zu halten und Probleme zu beheben, anhand technischer Protokolle.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, verwenden sie nicht für Werbung und nutzen die Daten der Gäste für keinen eigenen Zweck außer der Bereitstellung des Dienstes für das jeweilige Hotel.

Wo Datenschutzrecht wie die DSGVO (GDPR) eine Rechtsgrundlage verlangt: Für Hotelteams und die Abrechnung stützen wir uns auf unseren Vertrag mit dem Hotel und unsere rechtlichen Pflichten; für Sicherheit und Service-E-Mails auf unser berechtigtes Interesse am Betrieb eines zuverlässigen Dienstes; für Gäste auf die Rechtsgrundlage, die das Hotel als Verantwortlicher für seine eigenen Gäste hat.

7. Wer Daten außerdem verarbeitet

Wir nutzen diese Anbieter, jeweils nur für den angegebenen Zweck:

• Cloudflare: Hosting, Datenbank, Protokolle und Versand unserer eigenen E-Mails (alle Daten).
• Resend: Versand der E-Mails des Hotels an Gäste (E-Mail und Name des Gastes sowie der Aufenthalt in der E-Mail).
• Emailable: Prüfung, ob die E-Mail-Adresse eines Gastes E-Mails empfangen kann (nur die Adresse).
• Stripe: Abonnements, Zahlungen und Rechnungen (Abrechnungsdaten).
• Cloudbeds: das Property-Management-System des Hotels, das wir mit Genehmigung des Hotels auslesen.
• Google Fonts: die Schriftarten unserer Website und unseres Dashboards (IP-Adressen der Besucher).
• Google Analytics: Besuchsstatistiken unserer öffentlichen Seiten (IP-Adressen der Besucher, Browserangaben und Analyse-Cookies).

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn das Gesetz es verlangt, oder gegenüber einem Käufer des Unternehmens, der weiterhin an diese Erklärung gebunden wäre.

8. Internationale Übermittlungen

Unsere Anbieter verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Wenn Daten Mexiko, den Europäischen Wirtschaftsraum oder das Vereinigte Königreich verlassen, stützen wir uns auf die vertraglichen Garantien unserer Anbieter, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Besuche in der Buchungsmaschine, die zu keiner Buchung geführt haben: werden nach 365 Tagen ohne Aktivität gelöscht, zusammen mit ihren E-Mails und Klicks.
• Besuche, die einer Buchung zugeordnet wurden, die Reservierungen des Hotels und die Ergebnisse, die wir berichten: werden aufbewahrt, solange das Konto des Hotels besteht, da sie die Aufzeichnung des Hotels über zurückgewonnene Buchungen sind.
• Sperrlisten: werden aufbewahrt, solange das Konto des Hotels besteht, damit Abmeldungen weiterhin wirken.
• Technische Diagnosedaten: 7 Tage. Kopien von Cloudbeds-Benachrichtigungen: 30 Tage.
• Konto- und Teamdaten: solange das Konto besteht.
• Rechnungen und Abrechnungsunterlagen: so lange, wie das mexikanische Steuerrecht es verlangt (derzeit fünf Jahre).

Wenn ein Hotel sein Konto schließt, löschen wir seine Daten innerhalb von 30 Tagen nach seinem Antrag, außer dem, was wir gesetzlich aufbewahren müssen. Ein Hotel kann seine Daten jederzeit als CSV-Dateien aus dem Dashboard exportieren.

10. Ihre Rechte

Je nachdem, wo Sie leben, können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen, der Verarbeitung widersprechen oder deren Einschränkung verlangen, eine Einwilligung widerrufen und die Daten in einem übertragbaren Format erhalten. In Mexiko sind dies die ARCO-Rechte.

Schreiben Sie an contact@converstay.com und geben Sie an, wer Sie sind und was Sie verlangen. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wir antworten innerhalb von 20 Werktagen. Wenn Sie Gast eines Hotels sind, leiten wir Ihr Anliegen an das Hotel weiter und helfen ihm bei der Antwort.

Sie können sich auch bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren.

11. Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS). Cloudbeds-API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert, Passwörter als Hashes abgelegt, Mitarbeiterkonten können Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, und jedes Hotel sieht nur seine eigenen Daten. Kein System ist vollkommen sicher; wenn eine Datenschutzverletzung Ihre Daten betrifft, informieren wir die betroffenen Hotels und Personen, wie es das Gesetz verlangt.

12. Kinder

Converstay ist ein Dienst für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder. Hotels sollten ihn nicht nutzen, um minderjährigen Gästen E-Mails zu senden.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben. Ist eine Änderung für die Verwendung Ihrer Daten wesentlich, informieren wir die Hotelkonten per E-Mail, bevor sie gilt.