Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

Converstay è un servizio gestito da Rodrigo Valle Pinto, imprenditore individuale registrato in Messico, con indirizzo in Donceles 95, 06020 Cuauhtémoc, Città del Messico, Messico (“Converstay”, “noi”).

Per qualsiasi domanda o richiesta sulla privacy, scrivi a contact@converstay.com.

2. I nostri due ruoli

Siamo responsabili (il “titolare del trattamento”) dei dati del personale degli hotel che usa Converstay, delle persone che ci contattano o richiedono una prova e dei visitatori di converstay.com.

Per i dati degli ospiti di un hotel, il titolare è l'hotel e noi agiamo per suo conto e secondo le sue istruzioni (come suo “responsabile del trattamento”, o encargado secondo la legge messicana). Se sei un ospite, ti si applica l'informativa sulla privacy dell'hotel, e l'hotel è il primo a cui rivolgerti per esercitare i tuoi diritti; noi aiutiamo l'hotel a rispondere, e puoi anche scrivere a noi: inoltreremo la tua richiesta.

3. Dati sui team degli hotel e sui nostri clienti

Quando un hotel usa Converstay, trattiamo:

• Dati dell'account: nome, indirizzo email, ruolo nel team dell'hotel, una password sottoposta a hash, passkey e impostazioni di autenticazione a due fattori se le attivi, e la tua lingua.
• Sessioni di accesso: l'indirizzo IP e il browser (user agent) di ogni sessione, per mantenere sicuri gli account.
• Dati di fatturazione: nome, email e indirizzo di fatturazione e, se lo fornisci, il tuo codice fiscale (RFC). I pagamenti sono gestiti da Stripe; i numeri delle carte vanno direttamente a Stripe e noi non li vediamo né li conserviamo mai.
• L'attività nella dashboard, come le modifiche alle impostazioni, che registriamo affinché un hotel possa vedere chi ha cambiato cosa.
• La connessione Cloudbeds del tuo hotel. La sua chiave API è conservata cifrata (AES-256-GCM).

4. Dati sui visitatori e sulle persone che ci contattano

Le nostre pagine pubbliche (la home page, le nostre guide, l'accesso e queste pagine legali) usano Google Analytics per contare le visite, vedere da dove arrivano i visitatori e quali pagine portano alle registrazioni; imposta cookie (_ga e _ga_*, fino a due anni) e riceve il tuo indirizzo IP e i dati del tuo browser. Google Analytics non è attivo nella dashboard dopo l'accesso e non usiamo tracker pubblicitari. Quando visiti il sito, impostiamo anche un cookie che ricorda la tua lingua (converstay-locale, un anno) e salviamo nel tuo browser il tema chiaro o scuro. Le nostre pagine caricano i font da Google Fonts, che riceve il tuo indirizzo IP nell'ambito di quella richiesta.

Se richiedi una prova o una chiamata, conserviamo l'indirizzo email, il sito web e la preferenza per la chiamata che ci fornisci, e li inviamo via email al nostro team per poterti rispondere.

5. Dati sugli ospiti degli hotel

Un hotel aggiunge il nostro script al suo motore di prenotazione Cloudbeds. Mentre un ospite usa quel motore di prenotazione, lo script ci invia:

• L'indirizzo email e il nome che l'ospite digita nel modulo di prenotazione, mentre lo digita, anche se non completa la prenotazione, e qualsiasi email inserisca nel riquadro “Send My Stay” dell'hotel.
• Il soggiorno che ha consultato: date, numero di adulti e bambini, camera, tariffa, prezzo, valuta, codice promozionale e lingua del motore di prenotazione.
• Come è arrivato: l'indirizzo della pagina, la pagina di provenienza e i tag di campagna (utm).
• Identificatori che il nostro script salva nel local storage e nel session storage del browser per riconoscere la stessa visita (ad esempio ba_booking_session_id). Non impostiamo cookie sul motore di prenotazione.

L'indirizzo IP dell'ospite viene usato per un istante per limitare gli abusi e non viene conservato insieme a questi dati.

Da Cloudbeds, con l'autorizzazione dell'hotel, riceviamo le prenotazioni dell'hotel (nome ed email dell'ospite, date, importo, stato e origine) per sapere quali ospiti sono tornati e hanno prenotato.

Quando inviamo un'email a un ospite per conto dell'hotel, registriamo se l'email è stata consegnata, aperta e cliccata. Le aperture sono misurate dal nostro fornitore di email; per i clic conserviamo il browser (user agent) e un hash unidirezionale dell'indirizzo IP, non l'indirizzo stesso. Prima della prima email a un indirizzo, verifichiamo con un servizio di verifica degli indirizzi che possa ricevere posta.

Se un ospite annulla l'iscrizione, o un'email viene respinta o segnalata come spam, conserviamo l'indirizzo nell'elenco di esclusione di quell'hotel per non scrivergli più.

6. Perché li usiamo

• Per fornire Converstay: individuare gli ospiti che hanno lasciato il motore di prenotazione, inviare le email di follow-up dell'hotel e mostrare all'hotel quali prenotazioni sono tornate.
• Per gestire account, sicurezza e assistenza, e per inviare email di servizio come inviti, promemoria della prova, riepiloghi settimanali e avvisi.
• Per fatturare gli abbonamenti e adempiere ai nostri obblighi fiscali e contabili.
• Per rispondere alle persone che ci contattano.
• Per mantenere il servizio funzionante e risolvere i problemi, tramite log tecnici.

Non vendiamo dati personali, non li usiamo per pubblicità e non usiamo i dati degli ospiti per alcuno scopo nostro diverso dal fornire il servizio a quell'hotel.

Laddove la normativa sulla protezione dei dati, come il RGPD (GDPR), richieda una base giuridica: per i team degli hotel e la fatturazione, ci basiamo sul nostro contratto con l'hotel e sui nostri obblighi di legge; per la sicurezza e le email di servizio, sul nostro legittimo interesse a gestire un servizio affidabile; per gli ospiti, sulla base giuridica di cui l'hotel, in qualità di titolare, dispone per i propri ospiti.

7. Chi altro tratta i dati

Ci avvaliamo di questi fornitori, ciascuno solo per lo scopo indicato:

• Cloudflare: hosting, database, log e invio delle nostre email (tutti i dati).
• Resend: invio delle email dell'hotel agli ospiti (email e nome dell'ospite e il soggiorno nell'email).
• Emailable: verifica che l'indirizzo email di un ospite possa ricevere posta (solo l'indirizzo).
• Stripe: abbonamenti, pagamenti e fatture (dati di fatturazione).
• Cloudbeds: il sistema gestionale (PMS) dell'hotel, che consultiamo con l'autorizzazione dell'hotel.
• Google Fonts: i font del nostro sito web e della dashboard (indirizzi IP dei visitatori).
• Google Analytics: le statistiche di visita delle nostre pagine pubbliche (indirizzi IP dei visitatori, dati del browser e cookie di analisi).

Possiamo inoltre comunicare dati quando la legge lo impone, o a un acquirente dell'attività, che resterebbe vincolato da questa informativa.

8. Trasferimenti internazionali

I nostri fornitori trattano i dati negli Stati Uniti e in altri paesi. Quando i dati escono dal Messico, dallo Spazio economico europeo o dal Regno Unito, ci basiamo sulle garanzie contrattuali dei nostri fornitori, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

9. Per quanto tempo li conserviamo

• Visite al motore di prenotazione che non hanno portato a una prenotazione: eliminate dopo 365 giorni di inattività, insieme alle relative email e ai clic.
• Visite abbinate a una prenotazione, le prenotazioni dell'hotel e i risultati che riportiamo: conservati finché l'account dell'hotel è aperto, perché costituiscono lo storico dell'hotel delle prenotazioni recuperate.
• Elenchi di esclusione: conservati finché l'account dell'hotel è aperto, affinché le disiscrizioni continuino a funzionare.
• Diagnostica tecnica: 7 giorni. Copie delle notifiche di Cloudbeds: 30 giorni.
• Dati dell'account e del team: finché l'account è aperto.
• Fatture e documenti di fatturazione: per il tempo richiesto dalla legge fiscale messicana (attualmente cinque anni).

Quando un hotel chiude il suo account, eliminiamo i suoi dati entro 30 giorni dalla sua richiesta, salvo quanto la legge ci impone di conservare. Un hotel può esportare i propri dati in file CSV dalla dashboard in qualsiasi momento.

10. I tuoi diritti

A seconda di dove vivi, puoi chiedere di accedere ai tuoi dati personali, rettificarli o cancellarli, di opporti al loro uso o limitarlo, di revocare il consenso e di riceverli in un formato portabile. In Messico questi sono i diritti ARCO.

Scrivi a contact@converstay.com, indicando chi sei e cosa chiedi. Potremmo chiederti di confermare la tua identità. Rispondiamo entro 20 giorni lavorativi. Se sei un ospite di un hotel, inoltriamo la tua richiesta all'hotel e lo aiutiamo a rispondere.

Puoi anche presentare un reclamo all'autorità per la protezione dei dati del tuo paese.

11. Sicurezza

I dati viaggiano cifrati (HTTPS). Le chiavi API di Cloudbeds sono cifrate a riposo, le password sono conservate come hash, gli account del personale possono usare passkey e autenticazione a due fattori, e ogni hotel vede solo i propri dati. Nessun sistema è perfettamente sicuro; se una violazione riguarda i tuoi dati, lo comunicheremo agli hotel e alle persone interessate come previsto dalla legge.

12. Minori

Converstay è un servizio per aziende e non è rivolto ai minori. Gli hotel non devono usarlo per inviare email a ospiti minorenni.

13. Modifiche a questa informativa

Quando modifichiamo questa informativa, aggiorniamo la data in alto. Se una modifica incide sul modo in cui usiamo i tuoi dati, lo comunichiamo via email agli account degli hotel prima che si applichi.