อีเมลติดตามการจองที่ถูกละทิ้งสำหรับโรงแรม: ควรส่งอะไร และเมื่อไร

อีเมลกู้คืนการจองที่ดีมีอะไรบ้าง

อีเมลกู้คืนการจองที่ดีที่สุดอ่านแล้วเหมือนข้อความช่วยเหลือจากแผนกต้อนรับ ไม่ใช่โฆษณา ประกอบด้วย:

• การเข้าพักของพวกเขาแบบตรงทุกอย่าง: ห้องที่เลือกพร้อมรูปภาพ วันที่ และราคาห้องที่พวกเขาเห็น
• ปุ่มเดียวกลับไปยังการจอง โดยกรอกห้องและวันที่ไว้แล้ว ไม่ใช่ลิงก์ไปหน้าแรกของเว็บไซต์
• ชื่อและที่อยู่ของโรงแรมคุณเป็นผู้ส่ง บนโดเมนของคุณเอง
• ภาษาของผู้เข้าพัก ซึ่งก็คือภาษาที่พวกเขาใช้บนระบบจองห้องพักของคุณ
• ช่องทางติดต่อพนักงาน: เบอร์โทรศัพท์หรือ WhatsApp สำหรับผู้เข้าพักที่มีคำถาม

ตัดทุกอย่างที่ฟังดูเหมือนการสอดแนม (“เราเห็นว่าคุณกำลังดู…”) หรือความเร่งด่วนที่แต่งขึ้น (“เรากันห้องไว้ให้คุณ”) ออก ผู้เข้าพักรู้ว่าคุณกำลังติดตาม แต่ไม่อยากรู้สึกว่าถูกจับตามอง

ควรส่งเมื่อไร

จังหวะเวลาสำคัญกว่าถ้อยคำ ผู้เข้าพักที่ออกไปเมื่อชั่วโมงก่อนยังตัดสินใจอยู่ ส่วนหนึ่งสัปดาห์ต่อมาพวกเขาจองที่อื่นไปแล้ว ชุดอีเมลสามฉบับได้ผลดี:

• อีเมล 1 ประมาณ 45 นาทีหลังพวกเขาออกไป: สั้นและเป็นประโยชน์ “We saved your dates” (เราเก็บวันที่ของคุณไว้ให้แล้ว)
• อีเมล 2 ในวันถัดไป: อบอุ่นขึ้นอีกนิด พร้อมเหตุผลที่ควรจองตรงและช่องทางถามคำถาม
• อีเมล 3 ประมาณสามวันต่อมา: คำต้อนรับ และโค้ดส่วนลดหากคุณต้องการ

หยุดทันทีที่พวกเขาจอง ไม่ว่าจะผ่านระบบจองห้องพักของคุณหรือช่องทางอื่นใดที่เข้ามาถึง PMS ของคุณ ไม่มีอะไรทำลายความรู้สึกดีได้เร็วกว่าอีเมล “ยังคิดอยู่ไหม?” ถึงผู้เข้าพักที่ชำระเงินไปแล้ว หากราคาสำหรับวันที่ของพวกเขาลดลง การส่งแจ้งเตือนสั้น ๆ หนึ่งครั้งก็คุ้มค่า

หัวเรื่องอีเมล

สั้น เป็นกันเอง และสุภาพ ได้ผลดีกว่าความแพรวพราว ให้ยาวไม่เกินประมาณ 45 ตัวอักษรเพื่อให้แสดงครบบนโทรศัพท์ นี่คือค่าเริ่มต้นของ Converstay:

• อีเมล 1: “We saved your dates” (เราเก็บวันที่ของคุณไว้ให้แล้ว)
• อีเมล 2: “Still thinking it over?” (ยังคิดอยู่ไหม?)
• อีเมล 3: “We'd love to welcome you” (เรายินดีต้อนรับคุณ)

หลีกเลี่ยง “คุณลืมอะไรไว้!” การพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด และกำหนดเวลาปลอม ๆ เพราะอ่านแล้วเหมือนสแปมอีคอมเมิร์ซ และตัวกรองสแปมก็คิดเหมือนกัน

ของจริง

นี่คืออีเมลกู้คืนการจองของ Converstay บนการเข้าพักตัวอย่าง สร้างจากเทมเพลตเดียวกับที่ผู้เข้าพักได้รับ สลับดูอีเมลทั้งสามฉบับในชุดได้:

ควรให้ส่วนลดไหม?

ไม่ใช่ในอีเมลฉบับแรก ผู้เข้าพักส่วนใหญ่ที่ออกไปยังไม่ได้ตัดสินใจไม่เลือกคุณ พวกเขาแค่ถูกขัดจังหวะหรือกำลังเปรียบเทียบ การให้ส่วนลดในชั่วโมงแรกคือการสละกำไรที่คุณจะได้อยู่แล้ว และสอนให้ผู้เข้าพักรอ

หากจะให้ ให้เก็บไว้ในอีเมลฉบับสุดท้าย ใช้โค้ดที่คุณสร้างไว้ในระบบจองห้องพัก และเลือกสิ่งที่ผู้เข้าพักเห็นคุณค่ามากกว่าต้นทุนของคุณ: อาหารเช้า เช็กเอาต์ช้า หรืออัปเกรดห้อง

ภาษาและผู้ส่ง

ผู้เข้าพักที่จองเป็นภาษาสเปนควรได้รับคำตอบเป็นภาษาสเปน อีเมลถึงผู้เข้าพักของ Converstay มี 11 ภาษา และใช้ภาษาตามระบบจองห้องพัก

ส่งจากโดเมนของคุณเอง เช่น reservations@yourhotel.com โดยตั้งค่า SPF, DKIM และ DMARC ไว้ นี่คือสิ่งที่ทำให้อีเมลของคุณเข้ากล่องจดหมาย และเป็นสิ่งที่ผู้เข้าพักจำได้

ความยินยอมและความเป็นส่วนตัว

ส่งอีเมลเฉพาะผู้เข้าพักที่พิมพ์อีเมลลงในระบบจองห้องพักของคุณ เฉพาะเรื่องการเข้าพักที่พวกเขากำลังจอง และใส่ลิงก์ยกเลิกการรับอีเมลในทุกฉบับ จัดทำรายชื่อผู้ที่ไม่ต้องการรับอีเมลและปฏิบัติตามในทุกเครื่องมือ กฎสำหรับอีเมลประเภทนี้แตกต่างกันในแต่ละประเทศ ให้ตรวจสอบกฎที่ใช้กับคุณและผู้เข้าพักของคุณ และระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัว

นับสิ่งที่กลับมา

การเปิดอ่านและการคลิกเชื่อถือได้ไม่มาก: แอปอีเมลเปิดอีเมลเองโดยอัตโนมัติ และผู้เข้าพักจำนวนมากจองโดยไม่ได้คลิก ให้นับการจองแทน โดยจับคู่กับการจองจริงด้วยอีเมลของผู้เข้าพัก และไม่นับการยกเลิก Converstay ทำเช่นนี้กับการจองใน Cloudbeds ของคุณ ดูวิธีการทำงานบน Cloudbeds